الفصل الثالث:
إدارة المنتدى
الفصل الثالث: إدارة المنتدى
المادة (8): مجلس إدارة المنتدى
- يتألف مجلس إدارة المنتدى من خمسة أعضاء منتخبين من الأعضاء الأساسيين.
- تحدد مدة المجلس بسنتين، قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط.
- يختار أعضاء المجلس، من بينهم:
-
- رئيساً
- نائباً للرئيس
- أميناً للسر
- مسؤولاً مالياً
- مسؤولاً إعلامياً
-
- يجوز زيادة عدد أعضاء مجلس الإدارة لسبعة أعضاء، بقرار من مجلس إدارة المنتدى وبالتشاور مع مجلس إدارة الجمعية، وعلى أن تكون الأفضلية للحاصلين على عدد الأصوات الأعلى خلال الانتخابات الأخيرة.
- تزول صفة عضوية مجلس الإدارة، عن أي عضو من أعضاء مجلس إدارة المنتدى بقرار من مجلس إدارة المنتدى (باقي أعضاء المجلس) ومجلس إدارة الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية، في الحالات التالية:
-
- انسحاب العضو بكتاب خطي موقع منه شخصياً.
- الوفاة.
- إذا استغلَّ انضمامه إلى المنتدى لتحقيق أغراض شخصية.
- إذا قام العضو بأي عمل من شأنه أن يلحق بالمنتدى ضرراً جسيماً مادياً أو معنوياً.
- يبلغ العضو بقرار زوال صفة العضوية عنه خلال مدة خمسة عشر يوماً من تاريخ صدوره.
-
- في حال زوال صفة العضوية عن أحد أعضاء مجلس الإدارة، يتم إضافة بديل عنه، بقرار من مجلس إدارة المنتدى وبالتشاور مع الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية، وعلى أن تكون الأفضلية للحاصلين على عدد الأصوات الأعلى خلال الانتخابات الأخيرة.
المادة (9): مبدأ التعاون والتشارك
- ينتهج المنتدى مبدأ التعاون والتشارك في إدارته، والتشاور والتنسيق الدائم مع الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية، والتشاور والتعاون مع الوزارات والهيئات بالتنسيق مع الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية.
- يتم تعزيز مبدأ التعاون والتشارك في إدارة المنتدى من خلال:
-
- طرح الأمور الهامة على أعضاء المنتدى الأساسيين لإبداء الرأي والملاحظات.
- عقد اجتماعات دورية موسعة مع أعضاء المنتدى، لاستعراض ومناقشة نتائج الأعمال، والنشاطات والأعمال المستقبلية، وأية أمور أخرى.
- تشكيل لجان اختصاصية من مندوبين مقترحين من مختلف الشركات والهيئات الأعضاء، ومن خبراء عاملين في مجال المعلوماتية، ويتم تكليف هذه اللجان بالمهام التي من شأنها تحقيق أهداف المنتدى.
-
- ويتم تعزيز مبدأ التشاور والتنسيق الدائم مع الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية من خلال اجتماعات دورية يتم تحديد مواعيد لها، ومن خلال اجتماعات طارئة إذا دعت الحاجة، مع السادة رئيس وأعضاء مجلس إدارة الجمعية، لبحث مختلف الأمور، وذلك حسب ما تتطلبه الحاجة.
- ويتم تعزيز مبدأ التشاور والتعاون مع الوزارات والهيئات، من خلال التنسيق، من خلال الجمعية، لإجراء لقاءات واجتماعات من شأنها تبادل الأفكار، ومناقشة ومعالجة المعوقات، وتأمين التسهيلات التي تساعد المنتدى على تحقيق أهدافه.
المادة (10): اجتماعات مجلس إدارة المنتدى
- يعقد مجلس إدارة المنتدى اجتماعات دورية موثقة أصولاً.
- يعتبر النصاب محققاً في حال حضور الأغلبية من أعضاء مجلس الإدارة وتعتبر قراراته نافذة.
- يتم تحديد مواعيد الاجتماعات من قبل مجلس إدارة المنتدى، على أن تكون شهرية على الأقل.
- يقوم أمين سر المنتدى بالتحضير للاجتماعات ولاحقاً تدوين محاضر الاجتماعات ليتم اعتمادها رسمياً من قبل مجلس الإدارة.
- يتابع أعضاء مجلس إدارة المنتدى الأعمال من خلال اجتماعات على وسائل التواصل المختلفة، وذلك لمناقشة ومعالجة ومتابعة مختلف الأمور.
المادة (11): مهام أعضاء مجلس إدارة المنتدى
- مهام رئيس المنتدى
- تولي رئاسة مجلس إدارة المنتدى وتمثيله أمام الجهات الرسمية وغير الرسمية.
- المشاركة الفعالة في إعداد خطة العمل الاستراتيجية والتنفيذية للمنتدى.
- المشاركة الفعالة في إعداد القرارات التي تصدر من مجلس إدارة المنتدى.
- متابعة العمل على تطبيق خطة العمل وتنفيذ القرارات.
- آمر الصرف وعاقد النفقة، بالتعاون مع المسؤول المالي، في جميع نفقات المنتدى، وفق الأحكام التي يتم تحديدها في الملحق الخاص بتنظيم الأمور المالية، والذي يتم إعداده بالتعاون والتنسيق مع المعنيين في الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية، ويصادق عليه رئيس الجمعية وأمين الصندوق فيها وكذلك رئيس المنتدى والمسؤول المالي فيه.
- متابعة البحث عن مصادر دخل أو تمويل للمنتدى.
- يعتبر مسؤولاً أمام مجلس إدارة المنتدى.
- يوكل من ينوب عنه في بعض المهام والأعمال بالتنسيق مع أعضاء مجلس الإدارة.
- تمثيل المنتدى في الجهات القضائية والرسمية وشبه الرسمية هو أو من ينوب عنه أو من يوكله.
- دعوة مجلس الإدارة والمؤتمر العام للاجتماع للبت في القضايا المستجدة.
- مهام نائب رئيس المنتدى
- يقوم نائب رئيس المنتدى بمهام الرئيس أثناء غيابه، وبكل عمل يكلفه به بالتنسيق مع أعضاء مجلس الإدارة.
- تمثيل المنتدى في الخارج وحضور المؤتمرات.
- استلام مهام وصلاحيات رئيس مجلس الإدارة في حالة غيابه أو وفاته لحين انتخاب مجلس إدارة بديل.
- مهام أمين السر
- تدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة، وصياغة القرارات التنفيذية المنبثقة عن تلك المحاضر، والتوقيع عليها إلى جانب توقيع رئيس المنتدى.
- تحرير الدعوة لاجتماعات مجلس الإدارة، والاجتماعات العامة مع أعضاء المنتدى.
- الإشراف على إرسال دعوات الاجتماعات وجدول أعمال الاجتماعات إلى أعضاء مجلس الإدارة قبل اسبوع على الأقل من موعد الاجتماع.
- تنظيم محاضر اجتماعات الجلسات والتي تحوي خلاصة المناقشات وما يصدر من قرارات عن مجلس الإدارة واعتمادها من أعضاء المجلس خلال يومين (أو اسبوع كحد أقصى) من تاريخ الاجتماع.
- تتبّع تنفيذ قرارات مجلس الإدارة، وإعداد ملخص لما تمَّ تنفيذه من قرارات الاجتماعات السابقة وأسباب عدم تنفيذ ما تبقى من القرارات، وتحضيرها للمناقشة خلال الاجتماع القادم.
- متابعة نشر قرارات مجلس الإدارة والإعلانات الرسمية، على وسائل الاتصال المعتمدة لتصل إلى كل الأعضاء.
- استلام طلبات الانتساب وتجهيز قرارات التنسيب لدراستها وتوقيعها من قبل المجلس، وإضافة الأعضاء الجدد إلى قائمة أعضاء المنتدى.
- حفظ أضابير وسجلات المنتدى وأختامه في مقرّ المنتدى الرئيسي لدى الجمعية العلمية السورية للمعلوماتية.
تحدد مهام المسؤول المالي وفق الأحكام التي يتم تحديدها في الملحق الخاص بتنظيم الأمور المالية، والمشار إليه في الفقرة ج من المادة 11 المتضمنة مهام رئيس المنتدى.
- مهام المسؤول الإعلامي
- تشكيل لجنة إعلام وعلاقات عامة تضم متطوعين من الأعضاء.
- التعريف بدور المنتدى ورسالته والعمل على بناء صورة إيجابية عنه لدى المجتمع.
- الإشراف على إعداد المواد الإعلامية لنشر الأخبار الخاصة بالمنتدى من إنجازات وفعاليات وأنشطة.
- الإشراف على إنشاء ومتابعة موقع إلكتروني للمنتدى، وإدارة وتغذية الموقع بكافة المعلومات عن المنتدى، بدءاً من التعريف بالنظام الداخلي، وانتهاء بآخر المستجدات والفعاليات والنشاطات، ويضم الموقع قائمة بأسماء كافة الأعضاء، مع الروابط إلى صفحات المواقع.
- متابعة الاقتراحات والملاحظات الواردة إلى الموقع، وعرضها على مجلس الإدارة، ليتم التشاور بالردود عليها، أو لاتخاذ ما يلزم من القرارات بشأنها.
- إنشاء أرشيف إعلامي للمنتدى والإشراف عليه، وتوثيق (صور وفيديو) لإنجازات وبرامج وأنشطة المنتدى.
- الإشراف على إدارة صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنتدى.
- إضافة إلى مهام أخرى يحددها مجلس الإدارة.